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3、物资采购管理制度
关注微信公众号：采购供应链学习平台（领取采购、供应链学习资料及办公常用表格）！ 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容 （一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算 （三）采购流程图如下： 四、制度细则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素： l 请购的部门； l 请购物品所属项目； l 请购的用途； l 请购的物品名； l 请购的物品数量； l 请购的物品规格； l 请购物品的样品、图纸或技术资料等； l 请购物品的需求时间； l 请购如有特殊需要请备注； l 请购单填写人； l 请购的部门负责人； l 请购单的审核人； l 财务审核人； l 公司总经理。 4、请购单及其提请规定 l 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门。 l 请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。 l 涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。 l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 l 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 l 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门 l 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。 l 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。 l 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。 l 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。 6、请购单的接收 l 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。 l 接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。 l 联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存，核对采购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。 l 对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。 7、请购单的分工处理 l 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。 l 对于紧急采购项目应优先处理。 l 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请部门。 l 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 8、采购周期的规定 l 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。 l 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程，以便采购部门能按时完成采购。 l 采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。 l 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。 （二）询价及其规定 l 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。 l 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。 l 对于紧急请购项目应优先处理。 l 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。 l 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。 对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。 l 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。 l 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。 l 除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。 l 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。 l 比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。 l 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。 （三）比价、议价 l 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。 l 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 l 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。 l 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。 l 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 （四）比价、议价结果汇总 l 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。 l 比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、 工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。 l 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 （五）合同的签订及其规定 （1）合同正文应包含的要素 l 合同名称、编号、签订时间、签订地点。 l 采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。 l 包装要求，备品备件包装运输要求。 l 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。 l 付款方式。 l 交货期。 l 质量保证期。 l 质量要求及规范。 l 违约责任和解决纠纷的办法。 l 双方的公司信息。 l 其他约定。 （2）合同签订及其规定 l 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。 l 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。 l 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，务必请厂商派代表来场协助清点。 l 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期。 l 详细约定发票的提供时间及要求。 l 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。 l 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。 l 违约责任一定要详细、具体。 l 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工作。 l 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审查。 l 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。 l 签订的所有合同应及时报送财务部门。 （六）付款及合同执行 （1）付款流程 （2）付款规定 l 所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。 l 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款。 l 按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。 l 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 （3）合同执行 l 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。 l 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。 l 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。 （七）验收入库与退货 （1）验收流程 （2）报验 l 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收。 l 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。 l 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。 l 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 （3）入库 l 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。 l 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。 l 质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。 l 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。 l 质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库 （4）退、换货 l 质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。 l 因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。 机关采购的主要任务在于以经济有效的方式，整体考虑质量、时效与价格等因素，如期获得各种装备、物资，支持军队各项军事斗争准备工作需要。以下是小编整理的机关物资采购相关资料。 第一章 总 则 第一条 为进一步加强物资采购管理工作，规范物资采购行为，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《东莞市政府集中采购目录及政府采购限额标准》，结合我局实际，制定本办法。 第二条 局机关、各直属单位所有物资的采购均适用本办法。 本办法所称物资采购，是指局机关、各直属单位用财政性及自有资金，通过购买、租赁等方式，获取货物、工程和服务的行为。 第三条 物资采购应当公开、公平、公正，遵循竞争、择优、效益的原则。 第四条 局机关成立物资采购工作小组，由局长任组长，分管副局长和纪检组长任副组长，成员由局办公室、计划财务科、人事监察科和各业务科室主要负责人组成。各直属单位要相应成立物资采购工作小组，负责本单位的物资采购和管理工作。 第五条 物资采购工作小组负责本单位采购计划的审定，组织实施采购事项。 第六条 物资使用部门应在每年的9月份前，向本单位物资管理部门(如办公室、综合科等)，提出次年的物资采购计划，由单位物资管理部门汇总初审后，报物资采购工作小组审定。 物资采购计划应当包括采购项目的性质、用途、数量、技术规格等内容。 第七条 物资采购计划经物资采购工作小组审定后，由财务部门列入下一年度的财政(单位)预算计划。 第八条 物资采购工作小组依据预算批复，负责组织实施物资采购，物资使用部门参与采购本部门采购项目的全过程。 第九条 办公室负责物资采购合同的签订，由物资采购工作小组组长签字确认后交财务部门办理付款事项。 第十条 物资由办公室及使用部门派员共同验收。验收合格后由办公室登记入库管理，财务部门登记入帐。 第十一条 物资采购的形式主要有：集中采购、部门集中采购、协议供货采购、分散采购。其中集中采购和部门集中采购采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价及单一来源等采购方式。公开招标是物资采购的主要方式。 第十二条 货物、服务、建设工程、其他工程(主要指修缮、装修等)类项目单项或同类批量价值50万元以上(含50万元)的，实行集中采购;15万元以上(含15万元)至50万元以下的(不含协议供货项目)，实行部门集中采购;15万元以下的(不含协议供货项目)，实行分散采购。 200万元以下的摄影摄像器材、空气调节设备、计算机、打印机、复印机、速印机、投影机、各类应用软件、办公自动化软件、纸张、印刷、服务器;10台以下汽车;50万元以下的工程造价咨询等采购项目，实行协议供货。 (一)具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的'; (二)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。 (二)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的; (三)采用招标所需时间不能满足紧急需要的; (四)不能事先计算出价格总额的。 (一)只能从唯一供应商处采购的; (二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的; (三)必须保持原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。 第十六条 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。 第十七条 具体的物资采购方式以市采购办审定的为准。 第十八条 物资采购必须严格执行采购工作程序，做到“集体领导、公平竞争、择优选购”。 第十九条 对物资采购过程中出现的幕后交易、暗箱操作、虚假招标、投标人相互串通的欺诈行为和行贿受贿行为，按照有关法律法规、党纪政纪的具体规定处理。 第二十条 供应商有下列情形之一的，中标、成交无效。 (一)提供虚假材料谋取中标、成交的; (二)与其他供应商恶意串通的; (三)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的; (四)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。 第二十一条 人事监察科按照国家和省、市政府采购的有关政策及局物资采购管理办法，负责监督物资采购工作。 第六章 物资的日常管理 第二十二条 局机关各科室、各直属单位要认真做好物资的日常管理工作，根据本单位的实际需要设置专职或兼职物资管理员，明确领导职责和岗位责任，建立健全物资管理的各项规章制度。 第二十三条 固定资产的报废、转让、调拨、出租、出借必须报局计划财务科审核，经局领导批准后报相关部门审批。 第二十四条 财务部门负责物资的统一核算工作，根据固定资产增加、报废、转移、调拨等资料，按照财务会计制度规定使用会计科目，编制记帐凭证，并及时登记明细帐，定期填报规定的有关报表。 第二十五条 物资管理员的主要职责： (一)负责物资的领用和发放; (二)负责物资的登记、记帐，做到帐物相符、帐帐相符; (四)负责办理物资的报废、转让、调拨等有关手续; (五)对物资管理工作提出意见和建议; (六)配合财务部门的清产核资工作。 第七章 附 则 第二十六条 本办法自发布之日起施行。 为了提高学校经费使用效率，合理采购，杜绝浪费，经学校行政会研究决定，特制定如下物资采购管理制度，请遵照执行。 学校物资和办公用品实行“申请购买——审批——采购——验收——保管——领用（借用）——维修”一条龙制度。 1、申请购买 ⑴各处室及教研组凡要采购教学用品、教学设备等，均应填写物品采购申请表。特殊情况应事先征得校长或总务主任同意后，并及时补填物品采购申请表。 ⑵各处室、教研组一般应在开学初制定采购计划，报总务主任统筹安排。 2、审批 凡申请购买学校办公用品者，均应由学校校长审批。 3、采购 ⑴购买仪器、设备、材料等各种物品，由总务处按计划统一购买，各使用科室不得自行购买。在特殊情况下，必须自已购买时，须经校长批准，由总务处验收入库。 ⑵采购员必须凭领导审批的物品采购申请表采购，特殊情况，如：教学仪器设备可选派内行的同志协助采购，并办理交接验收手续。 ⑶采购员必须认真负责，确保采购用品的质量，采购的用品必须交总务人员验收、登记、保管。 ⑷采购员不得将未进库的物品交申请购买者使用。 4、验收 保管员必须严格审核物品采购申请表、发票与采购的物品是否相符，然后验收签名，并登记造册。 5、报销 采购员向出纳报销时，发票应有采购员的经办签名，保管员的验收签名及学校领导的签批，同时要把物品采购申请表一齐上缴，出纳员方可给予报销。 6、领用 ⑴所购物品，必须实行登记入帐制度，属固定资产类要填写固定资产增加凭证，属低值易耗品要由学校保管员登记入帐后再领用。所购物品要切实做到帐帐相符，帐物相符。 ⑵凡属易耗物品，以不浪费为原则，根据工作需要，由使用者经总务处批准向保管室办理领用登记手续。 7、借用 凡属耐用性物品，都应填借条或借用物品登记表，期限一到应及时归还。 ⑴校内教职工或处室借用，由总务主任审批出借。 ⑵校外单位或个人借用，须经学校领导审批，保管室方可出借。 ⑶若出现人为损坏或遗失，应照价赔偿。每学期结束时，教职工向保管室借用的东西应全部归还，否则不得办理离校手续。 8、维修 ⑴各处室、班级应在期初和期末按时把财产损坏情况书面报送总务处（或保管员），以便及早统一安排维修。 ⑵学校财产的大宗维修一般安排在假期进行，特殊情况另行安排。 ⑶未经学校许可私自安排维修的，维修费用自付（特殊情况除外）。 本制度从颁布之日起执行。（干货）采购管理制度及采购流程的介绍就聊到这里吧，感谢你花时间阅读本站内容，更多关于（干货）采购管理制度及采购流程、（干货）采购管理制度及采购流程的信息别忘了在本站进行查找喔。
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